Business Intelligence y sus beneficios

En nuestro país, empresas de todos los tamaños utilizan diversos sistemas para administrar sus recursos y tener un mejor control de la operación diaria. Tradicionalmente, se utilizan sistemas y ERPs para registrar información de contabilidad, facturación, procesos, interacciones con clientes,  entre otros. Sin embargo, con frecuencia, los datos que estos sistemas almacenan únicamente sirven para gestionar las transacciones de áreas específicas de la empresa y no son suficientemente explotados para fines estratégicos en la toma de decisiones. Es justamente para esto que la inteligencia de negocios entra a desempeñar un papel crucial en el desempeño de las organizaciones.  A continuación, explicaremos qué trata el Business Intelligence, para posteriormente exponer algunos ejemplos de usos aplicables en empresas ecuatorianas.

¿Qué es el Business Intelligence?

La inteligencia de negocios o Business Intelligence (BI) es el conjunto de herramientas, metodologías y tecnologías que permiten transformar los datos en información útil para la toma de decisiones oportuna en las empresas. Lo que hace una solución de Business Intelligence es integrar/consolidar datos provenientes de distintas fuentes (en distintos formatos) en un repositorio centralizado, lo que permite asegurar la disponibilidad, homogeneidad y calidad de los datos para, posteriormente, mediante el análisis visual, convertirlos en información útil que permite mejorar la toma de decisiones on the right time o en el momento oportuno. El BI facilita la toma de decisiones basadas en información objetiva y con un panorama amplio ya que cubre todos los aspectos que los datos lo permitan. El poder encaminar a tiempo diversos procesos y estrategias del negocio genera un impacto positivo inmediato en la eficiencia de las operaciones y finalmente, en la rentabilidad.

Dashboards y métricas para facilitar análisis oportuno de información

El Business Intelligence transforma los datos en información visual de fácil comprensión mediante dashboards o cuadros de mando dinámicos. Las métricas, montos de ventas, presupuestos, utilidades, stocks en inventarios, etc., se combinan con dimensiones de distinto tipo, como categorías de productos, ubicaciones geográficas, clientes, puntos de venta, proveedores, fechas, entre otros, en una sola presentación y, además, con capacidades de filtrado/selección inteligente que permiten hacer descubrimientos (data discovery) que de otra manera serían imposibles.

Los dashboards y métricas no se mantienen estáticos, se actualizan automáticamente con la frecuencia necesaria para asegurar un control oportuno. Incluso, existen herramientas que permiten el envío automático de información a manera de reporte para determinados usuarios mediante correo electrónico.

Beneficios de la implementación de la inteligencia de negocios en las empresas ecuatorianas

Tradicionalmente en Ecuador, la generación de reportes se realiza en Excel o través de los mismos sistemas transaccionales, lo que presenta varias limitaciones y genera algunas problemáticas que la implementación de soluciones de inteligencia de negocios resuelve. Entre los beneficios más importantes están los siguientes:

• Reducción significativa de recursos en la elaboración de reportes: es posible automatizar los procesos de consolidación de información reduciendo la cantidad de tiempo que el personal dedica para la creación y actualización de reportes.
• Consolidación automática de información de múltiples fuentes: La información de distintos sistemas o archivos es consolidada con un sentido de negocio, lo que permite contar con un panorama más amplio.
• Generación de información a medida, según las necesidades del negocio: Una solución integral de inteligencia de negocios empodera al analista para que pueda obtener información sin tener que esperar a que las áreas de informática o tecnología de la información realicen cambios en las herramientas.
• Control oportuno y optimización de gestión de diversas operaciones: Los procesos de consolidación de datos, al ejecutarse automáticamente, permiten la actualización de información de manera más frecuente, incluso a tiempo real.
• Calidad de información: Al minimizar el trabajo manual de personas se evita una cantidad importante de errores.
• Información fácil de comprender y que permite hacer descubrimientos: Datos expresados en dashboardso cuadros de mando visuales, con gráficas fáciles de usar e interpretar, y con capacidades de filtrado múltiple de información mediante diferentes dimensiones, lo que permite ir mucho más allá de simples tablas.
• Puente hacia la analítica avanzada: Con la implementación de soluciones integrales de inteligencia de negocios, se prepara el ambiente para el siguiente paso que es el análisis avanzado de información. El machine learningo inteligencia artificial permiten ir más allá del análisis descriptivo de la información o de lo ocurrido en el pasado, para tratar de predecir lo que podría ocurrir en el futuro y automatizar aún más ciertos procesos de la organización.

Ejemplos aplicables de soluciones integrales de inteligencia de negocios para empresas ecuatorianas

A continuación, detallamos algunos ejemplos de usos prácticos que soluciones de inteligencia de negocios pueden lograr para empresas de diversas industrias del país, consolidando datos automáticamente y presentándolos como información visual en dashboards:

• Facturación y cumplimiento de presupuestos.
• Stocks, control de inventario y niveles de servicio.
• Cobranzas: cartera vencida y por vencer.
• Información financiera:
  • Estados de resultados
  • Balances generales
  • Razones financieras
• Participación de mercado.
• Renovación y fidelidad de clientes.
• Interacción con clientes e indicadores de efectividad comercial.
• Reporteo automático mediante correo electrónico para control de operaciones y recursos.

Estos son solamente algunos ejemplos de aplicaciones útiles, pues el potencial de la inteligencia de negocios puede ser muy amplio. Mientras existan datos de diversos sistemas o archivos, y estos se encuentren inutilizados, subutilizados o inconexos, podrá aplicarse  la inteligencia de negocios para entender la problemática y presentar soluciones de impacto que se ajusten a las particularidades de cada empresa.

Autor: Francisco Borja, consultor senior Data Analytics