Teletrabajo

En Colombia, entre el 2012 y el 2016, el número de teletrabajadores pasó de 31,553 a 95,439, es decir un incremento de más del 200% [1], lo que demuestra que el teletrabajo es una herramienta que ha tomado fuerza en los últimos años, siendo su principal ventaja el uso de la tecnología para trabajar fuera de las instalaciones propias del empleador.
En el Ecuador, de conformidad con el Acuerdo Ministerial No. MDT-2016-190 del Ministerio del Trabajo, se define al teletrabajo como la modalidad de prestación de servicios de carácter no presencial en jornadas ordinarias y especiales de trabajo, a través de la cuales el trabajador/a realiza sus actividades fuera de las instalaciones del empleador. Para el efecto, se consideran dos tipos de teletrabajo: parcial y permanente.
En el caso de las jornadas parciales de teletrabajo, se considera un máximo de 24 horas semanales fuera de las instalaciones del empleador. Por otro lado, la modalidad permanente, como su nombre lo indica, se realiza de manera indefinida fuera de las instalaciones. Sin embargo, esta nueva forma de trabajo pone en evidencia algunas inquietudes pues podría existir una falta de control sobre las actividades realizadas por el teletrabajdor, la posible falta de productividad, problemas con la seguridad de la información e incluso trastornos psicológicos derivados del aislamiento social.
Existen algunas herramientas y prácticas que permiten mitigar este tipo de problemas que podrían derivarse del teletrabajo. A continuación, se detallan algunos puntos importantes:

Control y cumplimiento:
En el ámbito de control sobre el tiempo y las actividades realizadas en teletrabajo, existen herramientas en línea como: “Bixpe” o “Time Doctor” , las cuales son fáciles de aplicar y generan reportes automatizados por trabajador o grupo de trabajadores según sea el caso.
La herramienta “Bixpe” [2] permite un control tipo biométrico, en donde el trabajador marca su inicio y final de jornada así como sus pausas personales o de almuerzo. Por otro lado, “Time Doctor”[3] mantiene también un registro de tiempo mientras se monitorea el uso de aplicaciones y sitios web que el trabajador ha estado usando o visitando.
Para garantizar que los trabajadores cumplan con sus objetivos es primordial establecer metas y fechas claras de entrega. De esta manera, se puede realizar un seguimiento a las tareas diarias a través de distintas herramientas que existen en línea como “Trello”[4]o “Monday [5] . A esto, siempre es recomendable añadir reuniones periódicas con el equipo para conocer avances, complicaciones y establecer nuevos objetivos.

Acceso y seguridad de la información:
Dejando el control de un lado, otra preocupación es el acceso que pueden tener los colaboradores a la información o uso de herramientas que solo están disponibles dentro de las instalaciones. Ante esto, existen instrumentos como plataformas o softwares que permiten el acceso remoto. Por ejemplo, al instalar y crear una red privada virtual, VPN (Virtual Private Network), se puede acceder al lugar de trabajo desde cualquier sitio con una conexión estable a internet. De esta forma se navega y se usa la información de forma segura.
El uso de una VPN es un paso importante pues asegura que la información está resguardada y no pueda perderse ya que existe un protocolo de seguridad definido y puede limitar accesos según sean necesario.
Al igual que el manejo de una VPN, se debe considerar la posibilidad de utilizar servidores en la nube. La utilidad de esto radica en la posibilidad de acceder a la información de forma segura desde cualquier lugar, al mismo tiempo que evita el manejo físico de servidores. El problema de tener servidores físicos es que son susceptibles a daños o incluso robos que pueden causar fuertes pérdidas a las organizaciones. Para este tipo de servicio, existen varias opciones como “AWS” (Amazon Web Services)[6]o “Google Cloud”[7], desarrolladas por dos de las empresas más grandes del mundo y conocidas por sus altos niveles de seguridad y fiabilidad.

Algunas recomendaciones adicionales son:

• Manejar la información únicamente por medios oficiales de la empresa.
• Realizar respaldos periódicos de información.
• Usar redes inalámbricas seguras.
• Tener un soporte constante por parte del área de tecnología o sistemas.
• Mantener al equipo con el software actualizado.
• Nunca dejar el computador desatendido o sin una contraseña de acceso.

Recomendaciones para los teletrabajadores:

Para mantener un buen nivel de productividad es necesario tener un seguimiento constante de las tareas que están siendo desarrolladas.
Algo muy útil es manejar un cronograma o una rutina para cada día. Se puede establecer un horario que contemple tanto el trabajo, como actividades personales y tiempo para descansar. De esta forma cada colaborador está en libertad de establecer su propia rutina. Por ejemplo, se puede definir un horario similar al de una oficina, sin embargo este sería más flexible y claro está, desde fuera de las instalaciones. No se debe olvidar que, así como en una oficina, el trabajar sin pausa puede generar estrés en el cuerpo y la mente.
Se recomienda también acudir al establecimiento de trabajo por lo menos una vez por semana para no perder el contacto social, ya que la afectación psicológica puede ser considerable. Si bien es importante generar una rutina, tampoco es bueno que sea excesivamente repetitiva, por lo cual movilizarse y trabajar en otro ambiente uno o dos días a la semana es algo altamente recomendable.
Con este conjunto de recomendaciones se puede hacer del teletrabajo una mejor práctica, especialmente tomando en cuenta que cada vez existen más trabajos que hacen uso de esta modalidad.

Autor: Mario Serrano, Consultor

Bibliografía:

[1] https://www.dinero.com/empresas/articulo/el-crecimiento-del-teletrabajo-en-colombia-y-el-mundo/231897

[2] https://www.bixpe.com/

[3] https://www.timedoctor.com/classic

[4] https://trello.com/es

[5] https://monday.com/lang/es

[6] https://aws.amazon.com/es/

[7] https://cloud.google.com/